Over de functie

ya JOB-3267955

Als kwaliteitsmedewerker informatiebeheer ondersteun je vakteams bij het verbeteren van de informatiehuishouding en help je mee aan een betrouwbare, transparante en toekomstbestendige informatievoorziening. Je controleert of dossiers en zaken volledig en juist zijn ingericht, zodat digitale archivering volgens de geldende richtlijnen kan plaatsvinden. Daarnaast adviseer en coach je collega’s in digitaal en zaakgericht werken en lever je een zichtbare bijdrage aan procesverbetering. Je werkt in een omgeving waar informatiebeheer steeds meer vooraf in processen wordt ingericht in plaats van achteraf te worden gecorrigeerd.

Je schakelt tussen controles, advies, begeleiding en het verbeteren van werkwijzen. Daarbij werk je samen met collega’s binnen informatiebeheer en met vakteams in de organisatie. Je draagt bij aan projecten zoals de implementatie van een nieuw zaaksysteem en de overgang naar Microsoft 365. Ook zorg je voor een zorgvuldige overdracht, afsluiting en vernietiging van dossiers volgens de geldende regels.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt één of meerdere vakteams bij het verbeteren van de kwaliteit van de informatiehuishouding.
• Je controleert of dossiers en zaken volledig en juist zijn ingericht, zodat ze digitaal kunnen worden gearchiveerd.
• Je coacht en adviseert collega’s bij digitaal werken, onder meer binnen projecten zoals de implementatie van een nieuw zaaksysteem en de overgang naar Microsoft 365.
• Je voert kwaliteitscontroles uit, legt bevindingen vast en rapporteert hierover aan de leiding.
• Je doet concrete verbetervoorstellen op basis van je controles en analyses.
• Je helpt collega’s praktisch en duidelijk op weg in applicaties en werkwijzen.
• Je stimuleert zaakgericht en digitaal werken en denkt mee over procesverbeteringen.
• Je verzorgt waar nodig trainingen over zaakgericht werken.
• Je beantwoordt vragen, onder andere via Topdesk, en verbetert werkinstructies en trainingen op basis van feedback.
• Je bewaakt een zorgvuldige overdracht, afsluiting of vernietiging van dossiers conform de geldende regels.

Over jou

• Je bent een ervaren informatieprofessional met brede kennis van dossiervorming, archivering en informatiebeheer.
• Je ondersteunt en coacht collega’s in kwalitatieve dossiervorming tijdens het lopende werkproces.
• Je werkt proactief, bent resultaatgericht en neemt anderen mee om samen verbeteringen door te voeren.
• Je krijgt energie van het verder helpen van collega’s en legt rustig en praktisch uit wat nodig is.
• Je zet samen met het team stappen richting modern en innovatief informatiebeheer.

Eisen

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en relevante vakkennis of opleiding, bijvoorbeeld leergang Informatiebeheer, SOD II, recordmanagement, auditing of vergelijkbaar.
• Je hebt aantoonbare ervaring met digitaal en zaakgericht werken (ZGW) binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt brede kennis van dossiervorming, archivering en informatiebeheer.
• Je bent thuis in digitaal archiveren, het opstellen en toepassen van vernietigingslijsten en het werken met kwaliteitszorg- of auditsystemen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ya JOB-3267955

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.